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Unser Speak Up Office

Als BMW Foundation Herbert Quandt haben wir eine rechtliche Verpflichtung gegenüber unseren Angestellten, Geschäftspartnern, Responsible Leaders und anderen Drittparteien. Dementsprechend ist es uns wichtig, dass sich alle wohl und sicher fühlen, sowohl am Arbeitsplatz als auch bei unseren Veranstaltungen.Aus diesem Grund haben wir eine externe Rechtsanwältin als Ombudsfrau berufen ("Speak Up Office"), die Hinweise und Meldungen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie Beschwerden über (sexuelle) Belästigung und Diskriminierung bei unseren Veranstaltungen (gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz) entgegennimmt und bearbeitet. Bitte beachten Sie, dass Meldungen und Beschwerden sowohl von Angestellten, Geschäftspartnern, Dienstleister:innen und anderen Drittparteien als auch von Veranstaltungsteilnehmer:innen eingebracht werden können.Geschäftspartner, Dienstleister:innen, Zulieferer oder andere Drittparteien, die Verstöße und Zuwiderhandlungen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) melden, stehen unter besonderem Schutz. Meldungen von Vorfällen von (sexueller) Belästung und Diskriminierung bei unseren Veranstaltungen werden vertraulich behandelt und die meldende Person genießt denselben Schutz wie bei Meldungen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes.

So erreichen Sie unser Speak Up Office

Anschrift:
Attorney Dr. Kathrin J. Niewiarra, OmbudswomanPhilippistr. 11D-14059 BerlinTelefonnummer: +49 (0) 30 / 4036750-39E-Mail: BMWFoundation@compliance-aid.com
Die Meldungen können in Deutsch und Englisch abgeben werden.Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über unser elektronisches Meldesystem in über 30 Sprachen: https://bmwfoundation.reporting-channel.com

für weitere Informationen

FAQs

Die BMW Foundation hat im Zuge der Bekämpfung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften und/oder unternehmensinterne Compliance-Regeln sowie von Verstößen gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eine externe Rechtsanwältin als Ombudsanwältin und Ansprechpartnerin für unser Speak Up Office berufen. Die Ombudsanwältin steht allen Meldenden zur Verfügung, die einen vertraulichen Hinweis vor allem auf Gesetzesverstöße, Pflichtverletzungen oder Verstöße gegen einen diskriminierungsfreien Umgang unter unseren und mit unseren Mitarbeitenden bei der BMW Foundation geben möchten.
Unser Speak-Up Office, das durch unsere Ombudsanwältin betrieben wird, steht grundsätzlich allen zur Verfügung, die Meldungen auf Verhalten geben können, das Sie als nicht rechtmäßig einschätzen. Meldende können Mitarbeitende, Geschäftspartner, Veranstaltungsteilnehmende oder sonstige Dritte sein. Entgegengenommen werden alle Meldungen, bei denen Sie einen Verdacht auf einen Gesetzesverstoß haben und die sich in dem vorgegebenen Themenbereich befinden.
Das Speak Up Office steht für Meldungen bezüglich Gesetzes- und Regelverstößen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), und weiteren Formen von Diskriminierung sowie Verstößen gegen interne Richtlinien zur Verfügung.Die Themen der Meldeinhalte beinhalten insbesondere folgendes:
  • Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Exportkontrollen
  • Wettbewerbswidriges Verhalten
  • Verstöße gegen den Verhaltenskodex und andere interne Richtlinien der BMW Foundation
  • Diskriminierung, Mobbing, Grundrechte
  • Gravierende Verstöße gegen die Organisationswerte oder interpersonelle Konflikte
  • Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
  • Personalthemen, einschließlich Missachtung von Arbeitsanweisungen
  • Datenschutz- und Informationssicherheits-Verstöße
  • Kartellrechtsverstöße
  • Sachverhalte im Sinne des HinSchG
Das Speak-Up Office ist nicht für Beschwerden bezogen auf das operative Geschäft gedacht. Meldungen, die über das Speak Up Office gemeldet werden und die Sachverhalte außerhalb des definierten Themenbereiches betreffen, werden an die entsprechenden Ansprechpersonen vorbehaltlich der Zustimmung der meldenden Person weitergeleitet oder es werden die entsprechenden Ansprechpersonen benannt.
BMW Foundation:Unsere Mitarbeitenden können sich mit Meldungen jederzeit an ihr Leadership Team Member, das People & Culture Team oder die Compliance Responsible wenden. Sofern die meldende Person dies wünscht, besteht die Möglichkeit sich für ein optionales vertrauliches Erstgespräch an die Compliance Responsible zu wenden.Speak Up Office/ Ombudswoman:Außerdem steht unseren Mitarbeitenden, unseren Geschäftspartnern und sonstigen Dritten unser Speak Up Office zur Verfügung, über das Meldungen bei unserer Ombudsanwältin eingereicht werden können. Sie können Ihre Meldungen telefonisch, postalisch, per E-Mail oder in einem persönlichen Termin einreichen. Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra, OmbudswomanPhilippistr. 11D-14059 BerlinTel: +49 (0) 30 / 4036750-39 BMWFoundation@compliance-aid.comDie Meldungen können in Deutsch und Englisch abgeben werden.Außerdem besteht die Möglichkeit der Abgabe von Meldungen an die Ombudsanwältin über unser elektronisches Meldesystem in über 30 Sprachen.
Der Schutz und die Vertraulichkeit der meldenden Person sind wesentliche Bestandteile unseres Meldeverfahrens und werden von uns sehr ernst genommen. Während des gesamten Verfahrens werden je nach Einzelfall individuelle Maßnahmen erarbeitet und ergriffen, um den Schutz der meldenden Person vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Meldungen zu gewährleisten. Einschüchterungsversuche, Drohungen oder Benachteiligungen am Arbeitsplatz gegenüber Meldenden werden nicht geduldet. Wenn Sie aufgrund einer Meldung Einschüchterungen, Drohungen oder Repressalien erleiden, wenden Sie sich damit bitte an unsere Ombudsanwältin oder an unsere Compliance Responsible.Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin außerdem der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme als auch alle Informationen und Meldungen werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit der BMW Foundation als Auftraggeber abgesichert.Nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung wird Ihre Identität gegenüber der BMW Foundation offengelegt. Sollte es aufgrund Ihrer Informationen zu Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden kommen, ist Ihre Anonymität durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht auch gegenüber diesen Institutionen gewährleistet.
Zusammenfassung:Die Ombudsanwältin prüft die eingehenden Meldungen und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Diese wird an den Compliance Responsible der BMW Foundation zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes weitergeleitet, sofern der Meldende der Weitergabe zugestimmt hat. Eine absolut vertrauliche Behandlung der Meldungen wird garantiert. Soweit sich die Meldungen konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Meldungen als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben.Die einzelnen Schritte:
  • Eingang der Meldungen
Der Eingang der Meldung wird dokumentiert und die meldende Person erhält spätestens nach sieben Tagen eine Empfangsbestätigung von der Ombudsanwältin.
  • Überprüfung der Meldungen
Die Ombudsanwältin ordnet den Hinweis thematisch ein und untersucht ihn auf Plausibilität. Ist der Hinweis plausibel, wird er bei ausdrücklicher Zustimmung der meldenden Person zur Sachverhaltsaufklärung unter Wahrung der Vertraulichkeit an den Compliance Responsible weitergeleitet. Meldungen, die den Compliance Responsible betreffen, werden direkt an den Vorstandweitergeleitet. Meldungen, die den Vorstandbetreffen, werden nach vorheriger Abstimmung zwischen dem Compliance Responsible und der Ombudsanwältin entsprechend der internen Richtlinien weitergeleitet. Sofern dies vom Meldenden erwünscht ist, bleibt die Ombudsanwältin während des gesamten Verfahrens mit ihm in Kontakt. Über die Art und Weise der Kontaktgestaltung entscheidet jedoch einzig die meldende Person.Ist der Hinweis nicht plausibel, wird das Verfahren eingestellt und die meldende Person informiert.
  • Aufklärung des Sachverhalts
Die Compliance Responsible klärt den Sachverhalt in Abstimmung mit der Ombudsanwältin unter vollem Einsatz ihrer verfügbaren Mittel einzelfallbezogen, bedarfsgerecht und zeitgerecht auf. Dabei wird zunächst überprüft, ob ausreichend Informationen für die Aufklärung des Sachverhalts vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird der Meldende von der Ombudsanwältin kontaktiert, um weitere Informationen zu erfragen. Ist eine Kontaktaufnahme von der meldenden Person nicht erwünscht und können auch anderweitig keine ausreichenden Informationen für die Sachverhaltsaufklärung zusammengetragen werden, wird das Verfahren eingestellt. Kann kein Fehlverhalten oder Risiko in der BMW Foundation oder bei den Geschäftspartnern bzw. weiteren Drittenfestgestellt werden, wird das Verfahren ebenfalls eingestellt. Die meldende Person wird hierüber entsprechend informiert.
  • Erarbeitung von Lösungen
Wird ein Fehlverhalten oder Verstoß festgestellt, werden auf Grundlage der gesammelten Informationen geeignete Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Sofern dies möglich, sinnvoll und von ihm erwünscht ist, wird die meldende Person bei der Erarbeitung der Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen einbezogen. Die meldende Person erhält spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung durch die Ombudsanwältin über die geplanten sowie bereits ergriffene Maßnahmen sowie der Gründe für diese, soweit dadurch (interne) Untersuchungen und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, nicht beeinträchtigt werden und dies im Rahmen des rechtlich Zulässigen möglich ist.
  • Einleitung von Abhilfemaßnahmen und Nachverfolgung sowie Wirksamkeitsüberprüfung
Die beschlossenen Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen werden eingeleitet und die Umsetzung von dem Compliance Responsible bzw. einem dafür eingesetzten Komitee nachverfolgt.Außerdem überprüft die BMW Foundation die Wirksamkeit des Meldeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der Meldenden herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.
Geben Sie nach bestem Wissen und Gewissen eine Meldung ab, entstehen Ihnen keine Nachteile im Unternehmen. Setzen Sie jedoch bewusst eine falsche oder bösgläubige Meldung ab bzw. haben Sie selbst gegen geltende Verhaltensregeln verstoßen, behält sich BMW Foundation rechtliche Schritte vor.Bitte beachten Sie die Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot gemäß § 9 I HinSchG, wenn Sie vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße melden. Das Gesetz will damit vermeiden, dass verleumderische Meldungen erfolgen.
Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass die Meldung nicht begründet war, haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Auch dann werden Sie ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts und der allfälligen Sanktionierung wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.
Für die meldende Person entstehen keine Kosten.
Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte von der BMW Foundation. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit der BMW Foundation als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten der meldenden Person. Hierdurch kann die Ombudsanwältin die meldende Person gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, Ihre rechtlichen Interessen als „Ihre“ Anwältin zu vertreten.